Rehber

Rota planlama yazılımı nedir, nasıl seçilir?

Her gün birden fazla adrese teslimat yapan işletmelerde günün planı küçük bir karar gibi görünür. Oysa bu plan yakıtı, mesaiyi ve müşteriye verilen sözü belirler. Bu rehber, rota planlama yazılımının ne yaptığını, ne yapmadığını ve seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatır.

Rota planlama yazılımı ne işe yarar?

Rota planlama yazılımı, gün içinde gidilecek adresleri alır ve araçların bu adresleri hangi sırayla gezeceğini hesaplar. Amaç, toplam yolu ve süreyi azaltacak bir sıra bulmak, her durak için de tahmini varış saatini çıkarmaktır.

Durak sayısı arttıkça olası sıralamaların sayısı hızla büyür. Birkaç adres için kafadan plan yapılabilir, ama onlarca adreste kısa sırayı elle bulmak pratikte mümkün değildir. Yazılım bu hesabı sizin yerinize yapar.

Kullanışlı bir sistem yalnız sırayı hesaplamakla kalmaz. Planı sürücüye ulaştırır, teslimat sonuçlarını toplar ve gün sonunda neyin yapıldığını gösterir. Böylece planlama, takip ve raporlama tek akışta birleşir.

Excel ve kâğıtla planlamanın sınırları

Pek çok işletme dağıtımı Excel ya da kâğıt listeyle yürütür. Bu yöntem bir noktaya kadar işler, sonra şu sınırlara takılır:

• Plan kişiye bağlıdır. Bölgeyi bilen kişi izindeyse plan yavaşlar, kalitesi düşer.
• Sıra tahminidir. Excel adresleri listeler, aralarındaki yolu hesaplamaz.
• Değişiklik zordur. Gün içinde yeni sipariş ya da iptal geldiğinde planı yeniden yapmak ve sürücüye telefonla anlatmak gerekir.
• Geri bildirim gecikir. Hangi teslimatın yapıldığı gün sonunda ya da aranarak öğrenilir.

Bunlar Excel’in kusuru değildir; Excel rota hesabı için yapılmamıştır. Az sayıda sabit adresiniz varsa Excel yeterli olabilir. Durak sayısı arttıkça ve plan her gün değiştikçe bir rota planlama yazılımı daha anlamlı hale gelir.

Rota planlama ve araç takibi aynı şey değildir

İki kavram sık karıştırılır. Araç takibi, aracın o anda nerede olduğunu gösterir ve genellikle araca takılan bir cihazla çalışır. Rota planlama ise araç yola çıkmadan önce nereye hangi sırayla gidileceğini belirler. Biri olanı izler, diğeri olacağı planlar.

İhtiyacınız sürücünün yerini anlık görmekse araç takibine, sabah planını hızlandırmak ve boşa giden yolu azaltmak istiyorsanız rota planlamaya bakmalısınız. Bazı ürünler ikisini birlikte sunar, bazıları yalnız birine odaklanır.

Yazılım ne zaman anlamlı olur?

Her işletmenin rota planlama yazılımına ihtiyacı yoktur. Aşağıdaki sorulardan birkaçına evet diyorsanız konuyu ciddi biçimde değerlendirmenin zamanı gelmiş demektir:

• Her gün farklı bir adres kümesine mi gidiyorsunuz?
• Günün planını yalnız bir kişi mi hazırlıyor?
• Gün içinde bilgi almak için sürücüyü sık sık arıyor musunuz?
• Kapalı işletmeye gidilen ya da aynı bölgeye iki kez dönülen seferler oluyor mu?
• Gün sonunda teslim edilemeyen durakları derlemek zaman alıyor mu?

Seçerken bakılması gereken ölçütler

Ürünleri karşılaştırırken aşağıdaki soruları sorun. Yanıtın açık olması, ürünün kendisi kadar önemlidir.

1. Kapasite sınırları. Bir rotada kaç durak destekleniyor, ürün kaç sürücü için tasarlanmış? Sınırı satın almadan önce açıkça sorun.
2. Veri aktarımı. Müşteri listeniz Excel’deyse nasıl aktarılacağını, koordinatı olmayan adreslere ne olacağını öğrenin.
3. Sürücü tarafı. Sürücü planı nerede görüyor? Ek cihaz mı gerekiyor, kendi telefonu yetiyor mu?
4. Sinyalsiz çalışma. Tünelde ya da kırsal yolda teslimat işaretlenebiliyor mu, bilgi sonradan merkeze ulaşıyor mu?
5. Zaman kısıtları. Müşterinin çalışma saatleri plana yansıyor mu, kapalı saate denk gelen durak önceden görülüyor mu?
6. Trafik verisi. Sistem canlı trafik mi kullanıyor, normal yol koşullarına göre mi hesaplıyor? Yoğun şehir içi dağıtımda bu fark önemlidir.
7. Gün sonu raporu. Teslim edilen ve edilemeyen durakları sebepleriyle birlikte görebiliyor musunuz?
8. Veri erişimi. Sürücü neyi görür, müşteri listesine kim erişir, kişisel veriler için aydınlatma metni var mı?
9. Kurulum desteği. Kurulumu kim yapıyor, ilk müşteri listesini kim aktarıyor?

Yazılıma geçiş nasıl planlanır?

Geçişin en zor kısmı genellikle yazılım değil, veridir. Önce müşteri listenizi gözden geçirin: mükerrer kayıtları ayıklayın, eksik adresleri tamamlayın, biliyorsanız çalışma saatlerini ekleyin. Temiz bir liste, ilk günden doğru plan demektir.

Ardından tek bir sürücüyle ve tek bir bölgeyle başlayın. Birkaç gün boyunca yazılımın önerdiği sırayı sürücünün saha bilgisiyle karşılaştırın. Sürücüye neden bu sıranın önerildiğini anlatmak, sistemin benimsenmesini kolaylaştırır. Süreç oturduktan sonra diğer sürücülere geçin.

Sık yapılan seçim hataları

• Yalnız özellik listesine bakmak. Uzun bir liste, ürünün günlük işinize uyduğunu göstermez. Tanıtım sırasında kendi tipik bir gününüzü anlatın ve sistemin bu güne nasıl karşılık verdiğini sorun.
• Ölçeği yanlış seçmek. Büyük filolar için yapılmış bir ürün küçük bir ekibe ağır gelebilir. Küçük ekipler için yapılmış bir ürün de büyük bir operasyonda yetersiz kalır.
• Sürücüyü sürecin dışında bırakmak. Sistemi her gün kullanacak kişi sürücüdür. Karar vermeden önce telefon ekranını sürücüye de gösterin.
• Başlangıç durumunu ölçmemek. Geçişten önce günlük durak sayısını, kat edilen yolu ve planlamaya harcanan süreyi not edin. Aksi halde yazılımın sağladığı farkı göremezsiniz.

RUTRACK hangi işletmelere uygun?

RUTRACK, kendi aracıyla dağıtım yapan işletmeler için geliştirilmiş bir rota planlama yazılımıdır. Yönetim uygulaması Windows bilgisayarda çalışır, sürücüler Android uygulamasını ya da telefon tarayıcısını kullanır.

Daha fazla sürücüyle çalışıyorsanız ihtiyacınızı görüşmede birlikte değerlendirebiliriz. Ürünün ayrıntıları içinnasıl çalışır ve sık sorulan sorular bölümlerine bakabilirsiniz.